T-MAPY | Kontaktujte nás

Legislativa

Elektronická spisová služba (dále "eSSL") TESS Online splňuje legislativní požadavky, především „Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů č. 499/2004 Sb.“, ze dne 30. června 2004 a „Národní standard pro elektronické systémy spisových služeb“ novelizovaný 3. července 2017.

Rizika a sankce

Největším rizikem výkonu spisové služby v elektronické podobě, který může vyústit až k sankcím (v řádu statísíců) od oblastního archivu, je neplnění povinnosti, kdy organizace musí předávat každý rok do oblastního archivu dokumenty v listinné i digitální formě, jimž uběhla skartační lhůta, pomocí validního SIP balíčku.

Základním předpokladem plnění národního standardu v elektronických systémech spisových služeb, je, že aplikace musí umět generovat validní SIP balíček a organizaci používající aplikaci musí být zajištěno dodavatelem aplikace, aby mohla předat své dokumenty oblastnímu archivu bez sebemenších obtíží. To se v mnoha případech neděje a riziko neplnění legislativy nese sama organizace, ne dodavatel aplikace elektronické spisové služby.

Doporučujeme, abyste ověřili legislativní plnění práce své aplikace spisové služby a úspěšně se tak vyvarovali zbytečným komplikacím s archivem v budoucích letech.

Výhody

žádné sankce od oblastního archivu

TESS Online zajistí, že budou úřední dokumenty předávány do archivu ve stanovený čas. Díky tomu nebude hrozit, že Vám oblastní archiv vyměří sankce za neplnění zákona o spisové službě a archivnictví.

uživatelská podpora 8-17

8 hodin 5 dní v týdnu je vám k dispozici uživatelská podpora, která Vám poradí s čímkoli ohledně TESS Online, výkonu spisové služby a archivnictví.

jednoduchá práce s aplikací

Metodický postup 6ti kroků práce s aplikací zajistí velmi jednoduchý a rychlý příjem, zpracování, odeslání i uložení dokumentů. V sekci videoškolení elektronické spisové služby si těchto šest jednoduchých postupů můžete shlédnout a poté vyzkoušet v demo spisové služby.

rychle hotovo

Díky této koncepci a jednoduchosti aplikace, zvládnete vyřídit svou každodenní agendu úřední práce s dokumenty ve spisové službě do 10ti minut.

dostupnost 24/7 online

TESS Online je elektronická spisová služba přístupná z vašeho PC nebo notebooku 24 hodin denně z jakéhokoliv místa s připojením na internet.

Videoškolení

Následujících 6 školících videí Vás provedou běžnou prací v elektronické spisové službě TESS Online. Kroky si můžete souběžně zkoušet v demo aplikaci. Pokud raději pracujete s tištěnou uživatelskou příručkou, stáhněte si ji níže pod videi.

1
Příjem digitální pošty
  • Vstoupíte do modulu Epodatelna nebo Datová schránka.
  • Označíte zaškrtávacími poli poštu, kterou chcete přijmout.
  • Kliknete na tlačítko „Načíst vše“.
2
Příjem listinné pošty
  • Vstoupíte do modulu Elektronická evidence dokumentů.
  • Otevřete a vyplníte formulář příjmu listinné pošty.
  • Formulář uložíte.
3
Zpracování přijaté pošty
  • Vyhledáte přijatou poštu a otevřete formulář pro editaci pošty.
  • Poštu vyřídíte bez odpovědi, předáte jinému pracovníkovi nebo založíte odpověď na přijatou poštu.
4
Odpověď na přijatou poštu nebo vytvoření odchozí pošty
  • Vyhledáte přijatou poštu a otevřete formulář pro odpověď.
  • Vytváříte-li odchozí poštu, otevřete formulář pro odchozí poštu.
  • Upravíte (u odpovědi) nebo vyplníte (u odchozí pošty) formulář a uložíte.
5
Odeslání pošty dopravcem nebo digitální cestou
  • Založíte nový Předávací protokol pro Českou poštu.
  • Předáte České poště zásilky a uzavřete protokol.
  • Editujete protokol, vyplníte datum předání pošty a uložíte.
  • V případě, že se jedná o digitální poštu, vyhledáte poštu, nahrajete soubory příloh a odešlete.
6
Uzavření pošty a uložení dokumentů
  • Vyhledáte poštu čekající na doručenky nebo uzavření.
  • Doplníte datum doručení, datum vyřízení, způsob vyřízení a formulář uložíte.
  • Otevřete detail dokumentu/spisu, dokument uzavřete a předáte do spisovny.

Vybrané reference

Spisovou službu TESS Online používají nejčastěji obce, školy a příspěvkové organizace.

Ceník

Základní verze
1 000 Kč
měsíčně bez DPH
Elektronická spisová služba
ePodatelna
Datová schránka
Spisovna

Kontakt