Originál úředního dokumentu

Pracovník zodpovědný za vedení spisové služby musí evidovat, uchovávat a nakonec předávat do oblastního archivu (většinou okresního archivu) při skartačním řízení pouze originály úředních dokumentů, nikoliv nelegitimní kopie.

V čem spočívá originalita dokumentu

Originalita dokumentu jednoduše spočívá v tom, jak dokument vznikl. Vznikl-li dokument jako papír, je originálem papír. Pokud vznikl dokument elektronicky v PC, je jeho originálem elektronický soubor. Datová zpráva má formát „.zfo“ a další formáty souborů, které obsahuje příloha datové zprávy. E-mailová zpráva má formát „.eml“ nebo „.msg“ a též další formáty souborů, které jsou obsaženy v příloze e-mailové zprávy. Originálem digitálního dokumentu je tedy zdrojový soubor ve formátu, ve kterém jste jej do organizace přijali, pokud jste neprovedli autorizovanou konverzi pomocí Czech POINTu z digitální do listinné podoby.

Běžná, ale špatná praxe zachování originálů úředních dokumentů

V praxi implementace elektronické spisové služby se často ptáme v organizacích na začátku spolupráce otázku: „Jak uchováváte datové a e-mailové zprávy?“ Dostáváme převážně odpovědi: „My si datovky a emaily jednoduše tiskneme…“.

Datové a e-mailové zprávy nelze jednoduše vytisknout na papír a předpokládat, že se jedná o originály dokumentů. Jedná se o nelegitimní a irelevantní kopie, které archiv při předávání při skartačním řízení odmítne a má za povinnost dát organizaci pokutu za ztrátu originálů digitálních dokumentů.

Když ztrácíte originály datových a e-mailových zprávy úředního charakteru

V případě, že originály digitálních dokumentů úředního charakteru ztrácíte, doporučujeme vám přejít na elektronickou spisovou službu, co možná nejdříve, a to nehledě na atestaci aplikací spisových služeb v roce 2023–2025. Zde popisujeme jednoduché zprovoznění aplikace TESS Online.