Urychlilo mi to práci. Například už nemusím používat podací razítko. Tisknu si v aplikaci štítky s čárovými kódy a všemi údaji na několik kliků. Servis a podpora ze strany společnosti T-MAPY je velmi dobrá.
Hana Moravcová
referentka spisové služby
Přechod z listinné, tj. analogové spisové služby, na elektronickou spisovou službu je poměrně náročný proces. Tento článek pojednává o tom, proč má smysl začít řešit přechod na elektronickou spisovou službu co nejdříve a vyjmenovává všechny pádné důvody, proč je to zásadní.
Kdy se začít připravovat na přechod na elektronickou spisovou službu a proč?
Doporučujeme ihned, jak to je administrativně možné.
Povinnost přechodu na elektronickou spisovou službu je legislativně v chodu s účinností do konce roku 2026. Více naleznete v našem článku Novela, zákon o spisové službě a archivnictví, atestace aplikací spisových služeb.
A ačkoliv to vypadá a mnozí se domnívají, že je na zprovoznění ještě čas, je to zcela chybná úvaha především z těchto důvodů:
- POČET DODAVATELŮ A KONZULTANTŮ
Dodavatelů elektronických systémů spisových služeb, a konzultantů/metodiků spisových služeb, je málo. V posledním roce účinnosti zákona, v období největšího přívalu objednávek, nebudou stíhat dodavatelé odbavovat zákazníky. Otázkou je, zda se na všechny dostane – zda stihnou objednavatelé celý proces zprovoznění elektronické spisové služby, aby od 1. ledna 2027 vykonávali elektronickou spisovou službu řádně. - NÁROKY NA ZPROVOZNĚNÍ
Organizaci zabere 1–3–9 měsíců příprav na zprovoznění (dle typu organizace), než bude moci přejít do ostrého provozu. U malých organizací trvají přípravy do měsíce až dvou, dle toho, zda už mají k dispozici kompetentního vedoucího spisové služby (pokud nemají, tím déle). U větších organizací trvají přípravy podstatně déle. Některé organizace jsme implementovali měsíc, jiné půlrok, některé rok a jsou i takové, které zprovozňujeme roky – například Univerzitu Karlovu téměř 8 let a stále jde o živou implementaci a ostrý provoz souběžně.
Jestli zprovoznění elektronické spisové služby chcete mít v klidu, bez zbytečných třenic a tlaků, pak musíte začít s předstihem. Chce to čas. Zprovoznění si proto naplánujte a u dodavatele doslova rezervujte na konkrétní období. - RŮST CENY
Cena v čase poroste. Čím více budou dodavatelé objednávkami zatíženější, tím více budou zdražovat. Někteří naši klienti si proto, aby získali skvělou cenu, objednali zprovoznění elektronické spisové služby před rokem a teprve dnes začínáme vše nastavovat. I tak se jim to vyplatí. Neztraťte zbytečně dobrou cenu a čas, kdy je výhodné se zprovozněním začít!
- POČET DODAVATELŮ A KONZULTANTŮ
Nyní je čas pro nákup a počátek zprovoznění nejpříznivější a to nejen podle ceny, ale ze všech dalších důvodů.
Rádi vám se zprovozněním spisovky pomůžeme stejně jako našim stávajícím spokojeným klientům.
Zažádejte si ještě dnes o online konzultaci zdarma.
Mohlo by Vás ještě zajímat
Garance atestace eSSL naší firmou
Jak chytře vybrat a poptat elektronickou spisovou službu
Konzultace zdarma
Prozkoumejte bezplatně, jak vám ucelené řešení elektronické spisové služby
TESS Online, může šetřit čas, rozpočet i zlepšit atmosféru úřední práce v organizaci.
Reference
Albertinum, odborný léčebný ústav, Žamberk
Obec Bezděkov
S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.
Ivana Mudruňková
administrativní pracovnice
ZŠ a MŠ Praha 5 – Smíchov, U Santošky
Spisová služba je zákonem daná nezbytnost a upravuje ji řada předpisů. Z tohoto důvodu jsem začala pro naši školu hledat vhodnou spisovou službu, která bude přehledná, ucelená a bude vyhovovat našim požadavkům. Jednoznačně vyhrála služba TESS Online. Jedná se o ucelený informační systém, který řeší problematiku průběhu zpracování dokumentů na podatelně, výpravně a organizačních jednotkách naší školy. Služba TESS Online pokrývá veškeré činnosti spojené s evidencí došlých i vlastních dokumentů, s přidělováním jednacích čísel, předáváním dokumentů mezi jednotlivými útvary a zaměstnanci, vytváření spisů, jejich zpracováním a následně i skartováním nebo ukládáním do archivu. Technická podpora pracuje spolehlivě, řešení nastavení a pomoci funguje výborně. Jednoznačně tuto službu doporučuji.
Dagmar Redlová
sekretářka ředitelky
Institut lázeňství a balneologie v. v. i.
Vážení,
Ráda bych vám touto cestou poděkovala za pomoc při řešení vedení spisové služby v elektronické podobě. Veřejné výzkumné instituce mají povinnost vedení spisové služby ze zákona a při mém nástupu do nového zaměstnání bylo hlavním úkolem zavedení elektronické spisové služby. Není jednoduché se zorientovat v internetových nabídkách, tak jsem na doporučení státní instituce, která vaši aplikaci používá, zkontaktovala vaší společnost, kde byli velice ochotní a vstřícní. Obratem jsme obdrželi cenovou nabídku, pomoc s výběrem varianty aplikace pro naše podmínky a podklady potřebnými ke zprovoznění spisové služby. Aplikaci jsme si mohli vyzkoušet, školení a konzultace online formou videohovorů byly velice nápomocné při počátečním vkládání dokumentů, ale není náročné se s aplikací naučit pracovat. Když je přeci jenom potřeba s něčím poradit, mohu se na vás kdykoli obrátit, technická podpora a spolupráce s vaší firmou je bez problémů. Určitě bych vaši aplikaci TESS online doporučila dalším zájemcům, nemusí se ničeho obávat a mohou se spolehnout na vaši pomoc a spolupráci. Děkuji za spolupráci.
Rita Háseová
administrativní pracovník
Centrum sociálních služeb Hrabyně
Spisovou službu Tess Online jsem si vybrala průzkumem trhu na webu ze čtyř spisovek, jelikož se zrovna tato jevila pro naši organizaci přehledná a pro ovládání snadná. Zprovoznění aplikace proběhlo dálkově a taktéž zaškolení a práci s aplikací jsem byla schopna zvládnout prostřednictvím videí na stránkách poskytovatele a z dostupných návodů. Veškerý problém s aplikací je prostřednictvím telefonické podpory řešen téměř během několika hodin. Přeji společnosti T-mapy hodně zdárných softwarů a aplikací pro pohodlí nás uživatelů.
Petra Chromá
asistentka ředitelky
ZŠ a MŠ Horní Město
Aplikace TESS Online mě zaujala svou přehledností, zpracováním a v neposlední řadě také příznivou cenou. Aplikace rozhodně splnila mé očekávání, je využitelná nejen v praxi malé organizace. Naučit se s aplikací pracovat nebylo náročné, v případě nejasností je k dispozici stálá technická podpora formou videí a manuálů, případně osobní, telefonická nebo elektronická podpora pracovníka firmy T-MAPY. Spolupráce s touto firmou je na velmi dobré úrovni.
Mgr. Jana Kulhánková
ředitelka
Dům dětí a mládeže Šternberk
Aplikaci TESS Online jsme si vybrali na základě návodného videa, které jednoduše a srozumitelně vysvětluje obsluhu SW. Oproti jiným aplikacím, které vybízeli nejdříve ke kontaktování distributora, tady bylo ihned zřejmé, co dodavatel nabízí a prodává. S programem jsme se naučili zacházet právě pomocí videí a velmi dobře zpracované metodické příručky. Několik málo dotazů, které jsme vznesli, měly rychlou a jasnou odpověď. Komunikace probíhá celkově na velmi dobré úrovni. Dodavatel byl ochoten poskytnout vzorové podklady k nastavení systému a projevil nebývalou vstřícnost s organizací, která nemá svého vlastního IT technika. Aplikaci doporučujeme všem, kteří se bojí povinnosti elektronické spisové služby. S TESS Online je to o hodně snazší.
Jana Birdáčová
ekonomka a metodička spisové služby
Centrum sociálních služeb pro osoby se zrakovým postižením v Brně-Chrlicích
Aplikaci spisové služby TESS online jsem vybrala mimo jiné na základě doporučení kolegyně z CSS Hrabyně. Oceňuji osobní a velmi vstřícný přístup společnosti T-Mapy při řešení problémů s aplikací a také snadná a srozumitelná videa s návodem jak aplikaci používat, která jsou k dispozici zdarma na webových stránkách společnosti. Zaujala mě především srozumitelnost aplikace a možnost vyzkoušet aplikaci bezplatně v demo verzi. S online aplikací jsem velmi spokojená.
Andrea Bartošová
pracovník vztahů k veřejnosti, asistentka
Základní umělecká škola Brno
Z počátku mě zaujaly nabízené služby a samotná aplikace TESS Online na www stránkách. Jakmile jsme se dali do spolupráce, překvapilo mě velmi rychlé zprovoznění aplikace, individuální a lidský přístup, rychlé řešení a okamžité odpovědi na otázky ohledně aplikace. Na webu jsou velmi dobře zpracovaná instruktážní videa - manuál jsem nemusela číst. Aplikace je pro mě velmi přehledná a rychlá. Pro mě byla důležitá možnost pracovat z jakéhokoliv počítače či notebooku a to aplikace splňuje na výbornou. Čeho si cením, tak je technická a uživatelská podpora, která je na velmi vysoké profesní úrovni, zejména si cením lidského přístupu a vysvětlení všech dotazů. Myslím si, že práci s aplikací pochopí hned každý bez nutnosti nějakého osobního školení.
Zuzana Jasinková
odborná pracovnice / metodička
Základní škola a Mateřská škola, Lhota pod Libčany
Aplikace je uživatelsky nenáročná, vcelku lehce pochopitelná, stačí běžná uživatelská počítačová znalost. Školení pro práci s aplikací včetně příručky nebo videonávodů jsou z pohledu proškolení zcela dostačující. Technická podpora je spolehlivá. Aplikace splnila naše očekávání – zajistí vše v souladu se zákony. Člověk nemusí hledat spisové znaky a s tím související skartační lhůty – aplikace veškeré informace obsahuje. Velká výhoda online je v přístupu do aplikace, kdekoliv a kdykoliv s libovolným počtem uživatelů, kteří aplikaci mohou používat.
Mgr. Veronika Dohnalová
sekretářka ředitelky
ZŠ Hučák, Hradec Králové
Rozhodující ve výběru aplikace byla cloudová verze, tedy přístup odkudkoli, což možnosti zúžilo. Při osloveni jednotlivých poskytovatelů byla Tess on-line významně vpředu svým lidským přístupem a maximální otevřeností. Pan Dobrovolný byl od počátku velmi vstřícný, poskytoval mi validní informace a celým procesem mě provází s naprostou precizností. Spisová služba pro mě byla něco úplně nového, samozřejmě, obava z pochopení celé problematiky zde byla, ale jak jsem psala výše, technická pomoc ze strany Tess a hlavně pana Dobrovolného je skvělá, nedílnou součástí z jeho strany bylo i opakované ujištění, že celým procesem projdu hladce. Veškeré dotazy mi byly zodpovězeny obratem a detailně. V tuto chvíli s aplikaci pracuji 4 měsíce a lze říci, že princip aplikace chápu dobře, občas narazím na něco nového, ještě nepoznaného, ale vzhledem k dosavadním zkušenostem dokážu celkem pružně reagovat. Myslím, že spisová služba znamená výraznou úsporu času, přehled o dokumentaci celé organizace, do budoucna výrazné omezení papírové formy, což je smyslem práce v každé kanceláři. Vzhledem k tomu, že kancelářské pozice jsou většinou obsazeny ženami, je lidský a chápající přístup velmi důležitý a Tess, jako jedna z mála firem, má tvář, víte, že na druhé straně telefonu sedí konkrétní osoba, která vás zná a vy znáte ji, v našem případě pan Dobrovolný. Upřímně píší, že jsem naprosto spokojená s výběrem aplikace a když mám možnost, tak Tess vždy doporučuji.
Kateřina Asqar
metodička spisové služby
Základní umělecké školy Jaroslava Kvapila Brno
Aplikaci TESS Online jsem si vybrala z důvodu doporučení od kolegyně z jiné ZUŠ. Při zjišťování informací na webu firmy T-MAPY a podrobných videoukázek jsem se rozhodla definitivně. Aplikace TESS Online je velmi intuitivní. V době, kdy se administrativa navyšuje ze všech stran, je velmi příjemné učit se něco nového podle jednoduchého a stručného manuálu. Evidence v programu je velmi rychlá a snadná. Napojení na e-mailovou poštu a datovou schránku bylo velmi rychlé. Mám srovnání s celkem třemi různými evidencemi spisové služby v elektronickém systému a vždy byly nějaké problémy, ať už s chybami v systémech, zprovoznění, složitost při různých úkonech a nakonec i s podporou. U TESS Online je technická podpora vždy nápomocná ihned a vše vyřeší obratem. Aplikace TESS Online předčila mé očekávání ve všech směrech. Rozhodně doporučuji!
Alexandra Žižková
asistentka ředitelky
Střední odborná škola EDUCAnet Brno, o.p.s.
Z počátku jsem byla skeptická, ale díky panu Dobrovolnému jsem se záhy přesvědčila o opaku. Aplikace TESS Online, vám hlavně urychlí práci, vše je přehledné, srovnané, lehce vyhledatelné. Kdykoliv jsem o cokoliv požádala dostalo se mně 100% vysvětlení a pomoci. Spolupráce je na výborné úrovni, a tak aplikaci TESS Online mohu všem vřele doporučit.
Žaneta Halvová
asistentka ředitele
Základní škola Lipůvka
TESS Online nám pomohla zlepšit efektivitu a transparentnost správy základní školy. Zároveň přispívá k udržitelnosti provozu školy snížením spotřeby papíru. S aplikací jsme velice spokojeni, bezproblémová je i komunikace a podpora ze strany dodavatele.
Mgr. Iva Hájková
referentka ZŠ Lipůvka
Albertinum, odborný léčebný ústav, Žamberk
Urychlilo mi to práci. Například už nemusím používat podací razítko. Tisknu si v aplikaci štítky s čárovými kódy a všemi údaji na několik kliků. Servis a podpora ze strany společnosti T-MAPY je velmi dobrá.
Hana Moravcová
referentka spisové služby
Obec Bezděkov
S elektronickou spisovou službou TESS Online jsem velmi spokojená. Zaškolení práce s aplikací proběhlo jednoduchou a dobře srozumitelnou vzdálenou prezentací. Zprovoznění aplikace pak bylo rychlé a snadné. Následná podpora od T-MAPY je uživatelsky i technicky bezproblémová a funkční. Samotná práce s aplikací je pro mě komfortní.
Ivana Mudruňková
administrativní pracovnice