E-mailová schránka pro elektronickou podatelnu a ideální nastavení evidence úředních e-mailů

E-mailová schránka podatelny by měla být vždy neveřejná adresa na vlastní doméně. Neměla by být na konci s doménou seznam.cz, centrum.cz nebo gmail.com z důvodu kyberbezpečnosti úřední komunikace.

V případě, že budete tvořit novou e-mailovou schránku, která bude sloužit veřejnosti k elektronickému podání úřední pošty vaší organizaci, a konzultant tuto schránku má propojit s aplikací spisové služby TESS Online, postupujte následovně:

1. Vytvořte novou e-mailovou schránku podatelna@[vasedomena].cz pro provoz elektronické podatelny vaší organizace.
2. Zašlete přístupové údaje (e-mailovou adresu, heslo – heslo pomocí SMS) a adresu IMAP serveru našemu konzultantovi, se kterým komunikujete. Případně si dle návodu nastavte propojení s e-mailovou schránkou sami.
   • Pokud používáte Google Workspace (e-maily převedené pod Google/Gmail), pak zajistěte povolení přístupu třetích stran k e-mailovým schránkám na úrovni administrace dle návodu Povolení přístupu aplikací třetích stran v Google Workspace a Gmail účtu.
   • Pokud používáte Microsoft 365 služby, pak postupujte dle návodu Propojení ePodatelny TESS Online s e-mailem el. podatelny na Office 365 pomocí OAuth 2.0.

Ideální nastavení evidence úředních e-mailů

Elektronické podání probíhá v praxi nejen na úřední e-mail pro elektronické podání, které má organizace mít zveřejněný na úřední desce a webové stránce v sekci Kontakty, ale také na samotné pracovníky organizace (tj. zpracovatele dokumentů).

Je potřeba zajistit předání originálů úředních e-mailů (není možné přeposlání, tzv. FWD – tím se naruší originalita e-mailové zprávy) do schránky elektronické podatelny. Proto je nutné spravit o této věci administrátora PC a sítě, aby nastavil klientské programy pro e-mailové zprávy (Outlook, Thunderbird a další), aby každý pracovník, který má na starosti úřední agendu a přicházejí mu úřední e-mailové zprávy, mohl přesunout jakýmkoliv způsobem do e-mailové schránky elektronické podatelny úřední e-maily.

Řešení je pak více – některé uvádíme v článku Systém načítání úředních e-mailů v rámci více uživatelů v organizaci. Tak či onak musí řešení, jak dostávat e-maily úředního charakteru ze schránek pracovníků do schránky podatelny, vymyslet sám administrátor PC a sítě organizace v poradě s vedením organizace.