Kvalifikovaná cenová nabídka, smlouva a následná fakturace

Pokud studujete naši kvalifikovanou cenovou nabídku, naleznete v sekci 2. Ceny a platební podmínky několik kalkulací, kde jsou strukturovány etapy zprovoznění naší ucelené elektronické spisové služby TESS Online.

Ve většině případů obsahuje nabídka pouze dvě etapy – 1. etapa zahrnuje zprovoznění aplikace a 2. a další etapy následné služby metodické pomoci, které slouží k tomu, abyste mohli přejít na plnou digitalizaci vaší administrativy snadněji, než kdybyste se s tím chtěli vypořádat sami. Ale případ od případu se obsah nabídky může samozřejmě lišit.

První etapa se tedy zaměřuje pouze na zprovoznění samotného softwaru, naší jednoduše použitelné aplikace. Ta je páteřním systémem pro digitalizaci ve veřejné organizaci.

Ve smlouvě, kterou stvrzujeme oficiálně naši spolupráci, se vyskytuje pouze tato 1. etapa zahrnující:

• zprovoznění programu, základní seznámení s aplikaci,
• přístup do výukového centra (znalostní báze pro výkon elektronické spisové služby pro všechny pracovníky vaší organizace),
• zákaznickou podporu na míru vaší organizaci, která obsahuje – servis v oblasti technické funkčnosti aplikace, legislativního poradenství a uživatelské pomoci vašim pracovníkům, když se něco stane a potřebují rychle pomoci.

Smlouva

Tyto informace naleznete také v nabídce pod poslední tabulkou u cenové kalkulace 2. nebo 3. fáze a to malým písmem v části *Poznámka:. V této poznámce shrnujeme doporučený postup, kdy jako první krok je samotný nákup eSSL (aplikace) uvedené v první tabulce kalkulace (1. etapě). Následné služby v dalších návazných etapách doporučujeme objednat až posléze mimo základní smlouvu, která se týká aplikace, a to až v případě, že těchto služeb opravdu využijete. Vytváří se návazné objednávky služeb. Do základní smlouvy tedy 2. a další etapy nezahrnujeme.

Proto na druhou stranu nejste ani vázáni využít další etapy nabídky vůbec, nebo nijak fixovaně v časovém rámci, který je daný smlouvou. Dáváme tak klientům určitou svobodu a pocit pohody, který je pro úspěch celého zprovoznění elektronické spisovky zapotřebí více, než stres, který je bohužel a často všudypřítomný díky době, ve které žijeme.

Hodnoty (částky za služby) 2. a další etapy jsou mimochodem pouze rámcové a liší se tak případ od případu dle situace ve vaší organizaci.

V případě, že služby 2. a dalších etap budete chtít využít, oceníme práci služeb na míru ve chvíli, kdy na to budete mít čas, kdy za vás bude příhodná doba.

Fakturace

1. etapa – zprovoznění aplikace

1. etapu zprovoznění aplikace fakturujeme zpravidla od 1. dne následujícího měsíce, kdy naši spolupráci stvrdíme smlouvou. V tu dobu máte již často aplikaci předanou ke zkoušení a učení se, toto období nazýváme „testovacím režimem“. Můžete si v tu dobu s aplikací hrát, cokoliv tam vyzkoušet a nemusíte se bát, že něco pokazíte. Toto období slouží i pro zodpovězení všech dotazů před další fází zprovoznění aplikace, tj. ostrým provozem. Některé dotazy ale vyplynou až ve fázi, kdy budete pracovat v aplikaci na ostro. Nebojte, v tu dobu jsme též na telefonu a e-mailu a vám přidělený konzultant vám moc rád pomůže se vším, co vyvstane za komplikace, nebo jaké budete mít nejasnosti. Jsme v tom spolu.

Vždy fakturujeme až objednané služby, které jsou odvedené. U některých klientů máme etapy zprovoznění dvě, tři, nebo i čtyři. Každý rok pracujeme pouze s určitým rozpočtem organizace, ale po těchto etapách se dostáváme ke skvělému ucelenému řešení elektronické spisovky, kde většina vaší úřední komunikace je pouze digitální, a to jak s vnějším světem mimo organizaci, tak i vnitřní komunikace pracovníků vaší organizace. Tato plná digitalizace úřední komunikace je cílem uceleného řešení elektronické spisové služby ve vaší organizaci. Usnadní vám neuvěřitelně práci a efektivitu administrativy v nadcházejících letech a dekádách.

2. etapa – metodická pomoc s plnou digitalizací organizace

Za služby ve 2. a další etapě nefakturujeme nic předem, ale až reálně odvedenou práci našich konzultantů (nikoliv čas objednaný, ale čas reálně odvedený s tím, že pokud se budeme blížit k limitu objednávky, budete dostatečně předem informováni o vyšším rozsahu práce, než byl původní odhad v nabídce). Určitě se lze ale vždy lidsky domluvit. Nám na lidech opravdu záleží a chceme kvalitní spolupráci po celou dobu, kdy vám s el. spisovkou a digitalizací budeme pomáhat.

Nicméně, umožňujeme také fakturaci dopředu na vaši vlastní žádost. Jedná se například o případ, když chcete čerpat rozpočet daného fiskálního roku, abyste jej zcela vyčerpali, jak je ve veřejném sektoru běžné, aby vám nestáhli dotace a příspěvky ze strany rozpočtu zřizovatele. Respektujeme totiž návaznost čerpání rozpočtu vzhledem k vlivu na rozpočet žádaný od zřizovatele v roce nadcházejícím. Tedy, řekněte si, jak to potřebujete ve vašem případě a my vám rádi vyhovíme. Někdy je to i dobrý způsob, jak si zaháčkovat naše služby vzhledem k vytíženosti kapacit trhu nás dodavatelů elektronických systému spisových služeb. Je to ale na vás. Za nás žádný tlak nevzniká, kromě % slevy naší cenové pobídky, kterou dáváme v nabídce. Děláme ji totiž pro dobro organizací, které jsou na vážkách. Viz naše pravděpodobná komunikace v úvodním kvalifikačním online hovoru.