Vedení spisové služby v podacím deníku

Vést spisovou službu v podacím deníku se na první pohled zdá jako nejjednodušší řešení. Éra digitalizace však mění pořádky. Covid-19 v roce 2020 vytvořil k digitalizaci cestu, kdy se mnoho lidí muselo naučit rychle pracovat vzdáleně z domova. Novela zákona o spisové službě od ledna 2022 s účinností do konce roku 2024 a 2025, ukládá povinnost přejít z výkonu spisové služby v podacím deníku do aplikace a výkonu elektronické spisové služby. Od ledna 2026 jsou všechny veřejné instituce povinné vést spisovou službu elektronicky v aplikaci, jakou je například TESS Online.

Jak je to s vedením spisové služby v podacím deníku dnes, než účinnost nabyde právní moci? Jakou povinnost mají organizace, které dokumenty pod čísly jednacími vedou v papírové podobě do konce roku 2023 a 2024?

Povinnosti plynoucí z vedení podacího deníku

Obecní úřady, školy a ostatní organizace veřejné správy, které mají dnes podací deník a vedou veškeré dokumenty papírově, mají jeden zásadní problém již nyní. Nemohou tisknout datové a e-mailové zprávy a považovat tyto dokumenty za originály digitálních úředních dokumentů. Jediná možnost, jak z těchto elektronických dokumentů udělat papírové, je tyto zprávy autorizovaně konvertovat z digitální do papírové podoby pomocí Czech POINTu. Pokud autorizovanou konverzi neprovádí, hrozí jim sankce od oblastního archivu v řádech desítek tisíc Kč a výsluha pravidelných kontrol od oblastního archivu.

Kde lze autorizovanou konverzi dokumentů provést

Pokud jste obec a máte Czech POINT zřízený, můžete konverzi provádět. V tomto mají pracovníci obce velkou výhodu. Konverze však obnáší zbytečné úsilí a práci navíc oproti jednoduchosti evidence a správy digitálních dokumentů v aplikaci, jakou je například TESS Online.

Školy a ostatní organizace, které nemají Czech POINT, mohou konverzi provádět na České poště nebo na obecním úřadě. Musí však za konverzi platit taxou 30 Kč za stránku a ještě na Czech POINT musí pravidelně fyzicky docházet. Školy mají statut orgánu veřejné moci a mohou si Czech POINT zřídit, byť to vyžaduje značné úsilí.

Většina organizací však dokumenty z digitální do listinné podoby nekonvertují. Protože nemají dokumenty z listinné do digitální podoby konvertované, originály datových a e-mailových zpráv ztrácí a porušují zákon o archivaci a spisové službě. Takové jednání však vede k pokutě ze strany oblastního archivu při kontrole spisové služby nebo skartačním řízení. Více informací o tématu zachování originality digitálních dokumentů naleznete v sekci Originál úředního dokumentu.

Jednoduchým řešením celé problematiky je vést spisovou službu v elektronickém systému, který usnadňuje práci s úřední agendou a pomáhá také s dodržováním platné legislativy včetně zachování originálů v digitální podobě, co možná nejdříve. Informujte se proto o výhodách systému TESS Online ještě dnes.