Co je spis a elektronický spis?

Spis je složka dokumentů, která se týká jedné úřední věci, nebo tématu. Fyzický spis analogových dokumentů je spis, jehož dokumenty jsou fyzicky spojené, například v šanonu, nebo složce. Elektronický spis, jehož součástí jsou digitální dokumenty (e-mailové a datové zprávy), vzniká spojením metadat v elektronické spisové službě.

K čemu spis slouží?

Spisy, ať fyzické, tak elektronické, slouží k propojení dokumentů stejného charakteru, nebo týkající se jednoho tématu. Dokumenty se ve výkonu spisové služby spojují do spisů, neboť spis přebírá odpovědnost za skartační znaky i lhůty dokumentů do něho vložených.

Proč jsou spisy ve spisové službě důležité?

Spis vystupuje jako jeden soubor dokumentů s jedním spisovým znakem, jehož výpočet je založen na doplnění nejpřísnějšího skartačního znaku již jednou vloženého dokumentu. Spisová služba v podacím deníku, nebo v elektronické spisové službě, grupováním dokumentů do spisů zajišťuje, aby spis byl uzavřen, uložen a předán do oblastního archivu ve správný čas pouze jako celek, až ve chvíli, kdy není třeba ke spisu již přistupovat, když úřední jednání, jehož se spis týkal, bylo definitivně ukončeno.